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TechPosts help build competencies in construction projects for complex business environment supported by professional project management approach, and enhancing construction project management with wisdom, knowledge, good practices, tools & techniques, supported by HSSE (Health Safety Security Environment), TQM (Total Quality Management) and Emotional Intelligence principles. SK Saxena PMP

Friday, December 3, 2021

प्रक्षेपित संगठनात्मक संरचना Projectized Organizational Structure


परियोजना संगठन  - Projectized Organisations



इस प्रकार के संगठन में परियोजना प्रबंधक के पास परियोजनाओं पर पूर्ण अधिकार और नियंत्रण होता है। परियोजनाओं की छोटी प्रकृति को संगठन में अंशकालिक परियोजना प्रबंधक द्वारा लिया जाता है, लेकिन जब काम की परिमाण बहुत अधिक होती है और परियोजना संचालन में जटिलता होती है, तो समर्पित कर्मचारियों और संसाधनों के साथ विशिष्ट अवधि के लिए विभाग के भीतर अनुमानित संगठन बनाए जाते हैं।

 


परियोजना प्रबंधक का उद्देश्य परियोजना विकास प्रक्रिया के साथ संगठन की आवश्यकताओं को संरेखित (align) करना और आवश्यक परिणाम प्राप्त होने के बाद परियोजना को बंद करना है। परियोजना समाप्त होने के बाद कर्मचारी मूल विभाग में वापस जाते हैं या घर जाते हैं।

 प्रोजेक्ट मैनेजर के पास टीम को काम सौंपने, बजट के साथ काम करने, परिवर्तनों को प्रबंधित करने और सभी प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रक्रियाओं को पूरा करने का पूरा अधिकार है।

 यदि एक से अधिक प्रोजेक्ट हैं, तो प्रत्येक प्रोजेक्ट को स्वतंत्र रूप से एक प्रोजेक्ट मैनेजर को सौंपा जाता है। वे बाधाओं या अन्यथा पर संगठन के हित में एक दूसरे के साथ साझा कर सकते हैं और परियोजना के परिणाम के लिए जिम्मेदार हैं।


प्रत्येक परियोजना प्रबंधक के पास समर्पित विभाग इकाई होती है। इकाइयों में आवश्यक कर्मचारी होते हैं, जो आदेश, अधिकार और जवाबदेही की एकता के साथ काम करते हैं।

टीमें सह-स्थित हैं और परियोजना के लिए समर्पित हैं।

प्रत्येक स्तर पर वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर हो सकता है जैसा कि वर्क ब्रेक डाउन स्ट्रक्चर चार्ट में दिखाया गया है

 

A

B

C

D

E

 

 

CEO

संगठन के सीईओ तीन परियोजनाओं को देख रहे हैं। संगठन का फोकस परियोजनाओं पर है।

 

 

PM!

PM 2

PM 3

प्रत्येक परियोजना स्वतंत्र रूप से एक परियोजना प्रबंधक को सौंपी जाती है।

 

HR

HR

HR

प्रत्येक परियोजना प्रबंधक के पास समर्पित विभाग इकाई होती है। आवश्यक कर्मचारियों वाली इकाइयाँ कमांड, अधिकार और जवाबदेही की एकता के साथ काम करती हैं।

परियोजना प्रबंधक के पास परियोजना बाधाओं के प्रबंधन के लिए सभी शक्तियां हैं।

 

Finance

Finance

Finance

Planning

Planning

Planning

Construction

Construction

Construction

Monitor & Control

Monitor & Control

Monitor & Control

परियोजना संगठन के हित में बाधाओं या अन्यथा पर एक दूसरे के साथ साझा कर सकते हैं और परियोजना के परिणाम के लिए जिम्मेदार हैं। टीमें सह-स्थित हैं और परियोजना के लिए समर्पित हैं। परियोजना के पूरा होने के बाद टीम के सदस्यों के पास कोई सुनिश्चित नौकरी नहीं है

 

प्रक्षेपित संगठन प्रवाह चार्ट- Projectised Organization flow Chart-Indicative                      TechPosts

 

विभिन्न प्रकार के संगठन में परियोजना प्रबंधक के लिए उपलब्ध अधिकार और सुविधा के बारे में एक संक्षिप्त विवरण नीचे दिया गया है:


Type of Organization

Power / Authority / Control of PM

ROLE

AVAILABILITY

BUDGET Managed by

RESOURCES CONTROL

POWER

SKILL

Functional

Part time

Part time

FM

Little

NO

Limited

Weak Matrix

Part time

Part time

FM

Low

Low

Limited

Balance Matrix

Full time

Full time

Shared by FM & PM

Low to Moderate

Low to Medium

Moderate

Strong Matrix

Full time

Fulltime

PM

Moderate to High

Moderate to almost total

High

Projectized

Full time

Fulltime

PM

High to almost total

High to almost Total

High

FM=Functional Manager; PM=Project Manager

 

उपरोक्त प्रकार के संगठनों में   ( In Projectized Organizations)   प्रोजेक्ट मैनेजर की भूमिका बहुत महत्वपूर्ण है, लेकिन ऊपर बताए अनुसार सीमित नहीं है। और आवश्यक उपकरणों और तकनीकों, कौशल और ज्ञान के उपयोग से वह प्रोजेक्ट आउटपुट का प्रबंधन कर सकता है। यद्यपि गैर-प्रक्षेपित संगठनों में उसके पास कुछ हद तक शक्ति हो सकती है, लेकिन प्रक्षेपित संगठनों में उसके पास पूर्ण शक्तियाँ होती हैं और उसे अपने ज्ञान और कौशल का अधिकतम सीमा तक उपयोग करना चाहिए। प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट की शुरुआत से लेकर प्रोजेक्ट के बंद होने तक काम करता है। दीक्षा से पहले (before initiation of project) उसे संगठन के बारे में पता होना चाहिए क्योंकि उसे परियोजना को संगठनात्मक उद्देश्यों के लिए संरेखित करना चाहिए।

साथ ही, उसे परियोजना के अंत से परे की स्थिति के बारे में पता होना चाहिए क्योंकि इस बिंदु पर परियोजना को परियोजना प्रबंधक की स्वीकृति और उपयोग के लिए रखा गया है। प्रोजेक्ट मैनेजर को उन संगठनों की बेहतर समझ होनी चाहिए जहां उसे इस तरह के आउटपुट देने के लिए काम करना चाहिए।

ऊपर दिए गए विभिन्न प्रकार के परियोजना संगठनों का विवरण सैद्धांतिक पहलुओं पर आधारित है। वास्तविक दुनिया में, परियोजना संचालन समान नहीं होते हैं, लेकिन ज्यादातर उपरोक्त विवरण पर आधारित होते हैं।

वास्तविक कार्य वातावरण में परियोजना प्रबंधक को बाद में सभी प्रमुख हितधारकों द्वारा आवश्यकताओं के लिए समर्थित किया जाता है और परियोजना संगठन मिश्रित संगठन पर आधारित हो जाता है।

 

Leadership contains certain elements of good management, but it requires that you inspire, that you build durable trust. For an organization to be not just good but to win, leadership means evoking participation larger than the job description, commitment deeper than any job contract's wording.                                   

                                                                                 Stanley A. McChrystal

 

 

It's about communication. It's about honesty. It's about treating people in the organization as deserving to know the facts. You don't try to give them half the story. You don't try to hide the story. You treat them as - as true equals, and you communicate, and you communicate and communicate.

Louis V. Gerstner

 




Thursday, December 2, 2021

मैट्रिक्स संगठन' का अर्थ - What is Matrix Oganisation

 

मैट्रिक्स संगठन' का अर्थ - What is Matrix Organisation






परिभाषा: मैट्रिक्स एसोसिएशन एक ऐसा डिज़ाइन है जिसमें बॉस को सफलतापूर्वक प्रकट (represent) करने की एक से अधिक पंक्तियाँ (line) होती हैं, इसका तात्पर्य है कि एसोसिएशन के प्रतिनिधियों के एक से अधिक बॉस हैं

General

मैट्रिक्स संगठन संरचना जटिल है लेकिन अंतिम लक्ष्य यानी उच्च उत्पादकता तक पहुंचने में मदद करती है। इसके विभिन्न लाभ हैं। इस प्रकार की संरचना का उपयोग उन संगठनों में किया जाता है जिनके पास विविध उत्पाद लाइनें और सेवाएं होती हैं।

यह एकरसता को तोड़ता है और संगठन को अधिक लचीलापन देता है। कर्मचारी विभिन्न विभागों के सहयोगियों के साथ काम करते हैं जिनकी विभिन्न कार्यों में विशेषज्ञता होती है।

जब विभिन्न विभागों के अलग-अलग लोग एक साथ काम करते हैं, तो यह समस्याओं को अधिक कुशल तरीके से हल करने में मदद करता है। यह कर्मचारियों के समग्र विकास की ओर ले जाता है क्योंकि प्रत्येक को अपने मूल कार्य के अलावा विभिन्न कार्यों से अवगत कराया जाता है।

यहां कर्मचारियों को अपेक्षाकृत अस्थायी अवधि के लिए अपने स्वयं के विभाग के बाहर नौकरी या परियोजना सौंपी जाती है। ये टीमें विविध विशेषज्ञता वाले लोगों से बनी हैं जो एक साथ आए हैं और एक विशिष्ट लक्ष्य प्राप्त करने के लिए एक टीम बनाई है।

हालाँकि, कुछ चुनौतियाँ भी हैं। मैट्रिक्स संगठन संरचना में, अस्पष्टता आ सकती है, यदि आप (कर्मचारी) सुनिश्चित नहीं हैं कि किस प्रबंधक को रिपोर्ट करना है। इसका मतलब यह भी है कि कर्मचारी अपनी भूमिका और जिम्मेदारी के बारे में भ्रमित हो सकते हैं।

इसके अलावा, मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना में संगठन के लिए किसी विशेष परियोजना पर कर्मचारी के प्रदर्शन का आकलन करना अपेक्षाकृत कठिन हो जाता है। मैट्रिक्स संरचना पारंपरिक एक की तुलना में संगठन के लिए थोड़ी अधिक महंगी हो जाती है, क्योंकि यह अधिक प्रबंधकों को नियुक्त करती है।


Organizations for Project Management

Powers of PM

Projectized

Strong Matrix

Balanced Matrix

Weak Matrix

Functional


Matrix organizations 

तीन प्रकार की मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचनाएं हैं:


1.  Weak matrix कमजोर मैट्रिक्स संगठन

इस प्रकार की मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना एक पारंपरिक कार्यस्थल पदानुक्रम के समान है। एक कार्यात्मक प्रबंधक functional Manager एक परियोजना के सभी पहलुओं की देखरेख करता है और निर्णय लेने के प्राथमिक स्रोत के रूप में कार्य करता है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर होता है जो अधिकार के बिंदु के रूप में भी कार्य करता है, वे अंततः कार्यात्मक प्रबंधक को जवाब देते हैं।

कमजोर मैट्रिक्स में परियोजना प्रबंधक कार्यात्मक प्रबंधक को रिपोर्ट करता है। केवल सीमित अधिकार वाले एक प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट के क्रॉस-फंक्शनल पहलुओं की देखरेख के लिए सौंपा गया है। कार्यात्मक प्रबंधक अपने संसाधनों और परियोजना क्षेत्रों पर नियंत्रण बनाए रखते हैं)

 

परियोजना के लिए आवश्यक लगभग सभी नियंत्रण एफएम functional Manager के पास हैं। इस प्रकार के संगठन में बेहतर संचार के लिए सूचना का प्रवाह ऊपर की ओर और पक्षों से भी होता है। कार्यात्मक उन्नयन और एफएम के तहत कार्यों के लिए परियोजना प्रबंधक की आवश्यकता है। पीएम Project Manager पार्ट टाइम काम करते हैं और प्रोजेक्ट और फंक्शनल वर्क को देखते हैं और इसका टाइटल प्रोजेक्ट को-ऑर्डिनेटर या प्रोजेक्ट एक्सपेडिटर हो सकता है। परियोजना के लिए कर्मचारियों की व्यवस्था विभिन्न कार्यात्मक इकाइयों से की जाती है।

सीईओ संगठन की देखरेख करता है और आवश्यकता के अनुसार एक परियोजना लेता है। कार्यात्मक आवश्यकताओं को अद्यतन करने के लिए थ परियोजनाएं छोटी प्रकृति की हैं।

विभिन्न कार्यात्मक इकाइयां सीईओ के अधीन काम करती हैं और विभिन्न जरूरतों के लिए उनके अधीन अन्य कर्मचारी हैं। कर्मचारी अपने यूनिट प्रमुखों को रिपोर्ट करते हैं और साथ ही अन्य यूनिट प्रमुखों और कर्मचारियों के साथ संपर्क कर सकते हैं।

 

प्रत्येक स्तर पर वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर हो सकता है जैसा कि वर्क ब्रेक डाउन स्ट्रक्चर चार्ट में दिखाया गया है


A

B

C

D

E

F

REMARK

 

CEO

 

CEO oversees organization and as per need taken up a project. Th projects are of small nature to update functional requirements

ADMIN

PRODUCTION

FINANCE

MARKETTING

IT

HR

Different functional units working under CEO and have other staff under them for various needs

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

The staff report to their unit heads

as well as may have liaison with other unit heads and staff.

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

                    STAFF

         STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

Almost all controls required for project are with FM. In this type of organization, the flow of information is up down and from sides also for better communication. Project manager is needed for functional upgradation and works under FM. PM works part time looks after project and functional work and may be titled as project Co Ordinator or Project Expediter. The staff for the project is arranged from different functional units. The control, power and authority are less.

Weak Matrix organization indicative flow chart

                                                                                                                                                                                                                                            TechConsults

 

2.  Balanced matrix   संतुलित मैट्रिक्स संगठन

इस प्रकार की मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना में, परियोजना प्रबंधक को अधिक अधिकार दिया जाता है। जबकि अभी भी एक कार्यात्मक प्रबंधक है जो प्राथमिक प्राधिकरण है, कर्मचारी भी परियोजना प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं।

 

बैलेंस मैट्रिक्स में प्रोजेक्ट की देखरेख के लिए एक प्रोजेक्ट मैनेजर appoint  होता है  प्रोजेक्ट मैनेजर और फंक्शनल मैनेजर शक्ति और अधिकार साझा करते हैं, लेकिन प्रोजेक्ट मैनेजर के पास कोई पूर्ण अधिकार और शक्ति नहीं होती है: । इसे बनाए रखना सबसे कठिन प्रणाली है क्योंकि सत्ता, अधिकार, जिम्मेदारी और जवाबदेही के बंटवारे को बनाए रखना मुश्किल है।

परियोजना के लिए आवश्यक लगभग सभी नियंत्रण पीएम और एफएम के बीच साझा किए जाते हैं। शक्ति का उपयोग कठिन हो सकता है।

 इस प्रकार के संगठन में तेज संचार के लिए सूचना का प्रवाह ऊपर की ओर और पक्षों lateral से भी होता है।

 परियोजना प्रबंधक को पूर्णकालिक और परियोजना के लिए नियुक्त किया जाता है।

परियोजना के लिए कर्मचारियों की व्यवस्था विभिन्न कार्यात्मक इकाइयों से की जाती है।

 नियंत्रण, शक्ति और अधिकार कार्यात्मक संगठन या कमजोर मैट्रिक्स संगठन से अधिक हैं।

प्रत्येक स्तर पर वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर हो सकता है जैसा कि वर्क ब्रेक डाउन स्ट्रक्चर चार्ट में दिखाया गया है

 

 

A

B

C

D

E

F

REMARK

 

CEO

 

CEO oversees organization and as per need taken up a project.

ADMIN

PRODUCTION

FINANCE

MARKETTING

IT

HR

Different functional units working under CEO and have other staff under them for various needs

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

The staff report to their unit heads

as well as may have liaison with other unit heads and staff.

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

                    STAFF

         STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

Almost all controls required for project are shared between PM and FM. Utilization of power may be difficult. In this type of organization, the flow of information is up down and from sides also for faster communication. Project manager is appointed fulltime and for the project. The staff for the project is arranged from different functional units. The control, power and authority are more than that of functional organization or weak matrix organization.

Balance Matrix organization indicative flow chart

                                                                                                                                                                                                                                            TechConsults

 

   

 

 3.  Strong matrix organization  मजबूत मैट्रिक्स संगठन

 

एक मजबूत मैट्रिक्स संगठन परियोजना प्रबंधक को कार्यात्मक प्रबंधक की तुलना में समान या अधिक शक्ति प्रदान करता है। प्रोजेक्ट मैनेजर का संसाधनों और कार्यों के वितरण पर प्राथमिक नियंत्रण होता है।

एक परियोजना प्रबंधक परियोजना के लिए मुख्य रूप से जिम्मेदार होता है। कार्यात्मक प्रबंधक आवश्यक सहायता, तकनीकी विशेषज्ञता प्रदान करते हैं और आवश्यकतानुसार संसाधन प्रदान करते हैं। लगभग सभी नियंत्रण परियोजना प्रबंधक के पास हैं

सीईओ या कोई अन्य शीर्ष-स्तरीय अधिकारी संगठन के प्रभारी होते हैं, आवश्यकता के अनुसार एक परियोजना को लेते हैं। पीएम इसके लिए समर्पित हैं। उसके अधीन सभी इकाइयां सीईओ को फीडबैक और रिपोर्ट प्रदान करती हैं

सीईओ के अधीन काम करने वाली विभिन्न कार्यात्मक इकाइयां और विभिन्न जरूरतों के लिए उनके अधीन अन्य कर्मचारी हैं

कर्मचारी अपने यूनिट प्रमुखों को रिपोर्ट करते हैं और साथ ही अन्य यूनिट प्रमुखों और कर्मचारियों के साथ संपर्क स्थापित करते हैं।

 परियोजना के लिए आवश्यक लगभग सभी नियंत्रण पीएम के पास हैं।

इस प्रकार के संगठन में तेज संचार के लिए सूचना का प्रवाह ऊपर की ओर और पक्षों से भी होता है

प्रत्येक स्तर पर वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर हो सकता है जैसा कि वर्क ब्रेक डाउन स्ट्रक्चर चार्ट में दिखाया गया हैI

 

 

At each level there may be work breakdown structure as shown in work break down structure chartGM

A

B

C

D

E

F

REMARK

 

CEO

 

CEO oversees organization and as per need taken up a project. PM is dedicated to it. All units under gets feedback and report to CEO

PM

PRODUCTION

FINANCE

MARKETTING

IT

HR

Different functional units working under CEO and have other staff under them for various needs

DPM

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

The staff report to their unit heads

as well as have liaison with other unit heads and staff.

DPM

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

DPM

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

STAFF

Almost all controls required for project are with PM. In this type of organization, the flow of information is up down and from sides also for faster communication. For example, as per column A, PM oversees the project. Different functions of the project management are looked after by DPMs. The DPMs have other staff under them as per requirement. Similarly, it is for other unit heads. The Project Manager is almost have full control.

Strong Matrix organization indicative flow chart

                                                                                                                                                                                                                                            TechConsults

               GM

 

 

मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचनाओं के लाभ

संचार दक्षता में वृद्धि

बेहतर कर्मचारी प्रेरणा

बढ़ी हुई टीम वर्क

संसाधन उपयोग को अधिकतम करता है

कर्मचारी पेशेवर विकास में वृद्धि


मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचनाओं के नुकसान

प्रबंधकों और परियोजनाओं के बीच संभावित संघर्ष

प्राधिकरण authority भ्रम

कम कर्मचारी प्रभावशीलता

बढ़ी हुई प्रबंधन ओवरहेड लागत

 

मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना की सफलता को अधिकतम करने के लिए युक्तियाँ

 

स्पष्ट रूप से बताएं कि श्रमिकों के लिए आवश्यक घोषणा करने वाला प्रमुख कौन होगा।

प्रत्येक उद्यम के लिए जरूरतों और उद्देश्यों की पहचान करें और उन्हें प्रमुखों और समूह के साथ पेश करें।

परियोजना निदेशकों के साथ पत्राचार की एक खुली लाइन रखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे परियोजना स्थलों और प्रगति पर एक-दूसरे के साथ सामंजस्य की स्थिति में हैं।

नेटवर्क आधिकारिक निर्माण कैसे कार्य करता है, इस पर प्रतिनिधियों और निदेशकों को तैयार करने का अवसर लें।

विवादों को वैसे ही प्रबंधित करें जैसे वे होते हैं, उन्हें नज़रअंदाज़ करने या उन्हें ऊंचा करने के लिए कसकर बैठने के बजाय।

सुनिश्चित करें कि प्रशासन के दायित्वों को समान रूप से बल के व्यवहार्य निष्पादन की गारंटी के लिए परिचालित किया गया है.




 

55 वां अभियंता दिवस – भारत

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