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Tuesday, November 30, 2021

परियोजना संगठन Project Organisations

 

परियोजना संगठन          Project Organisations


परिचय - विभिन्न संगठनों द्वारा अपने व्यवसाय को बनाए रखने के लिए व्यावसायिक संचालन किए जाते हैं। यह नए उत्पादों और सेवाओं के विकास के लिए नए उद्यम या परियोजनाएं शुरू करके किया जाता है। परियोजना / सेवा विकास संगठन की आवश्यकता और संगठन के प्रकार पर निर्भर करता है। परियोजना प्रबंधक परियोजना निष्पादन के लिए जिम्मेदार एक महत्वपूर्ण व्यक्ति है। संगठनात्मक संरचना, परियोजना की जरूरतों के प्रकार संगठनों के लिए भिन्न होते हैं और इस तरह के परियोजना प्रबंधक को संगठन के प्रकारों के बारे में पता होना चाहिए जिसमें परियोजना विकास / प्रबंधन और निष्पादन के लिए काम करना है। यह ब्लॉग विभिन्न प्रकार के संगठनों का प्रत्यक्ष विवरण प्रदान करता है।                                                                एसके सक्सेना

 


 Organization isn't about perfection; it's about efficiency, reducing stress and clutter, saving time and money and improving your overall quality of life.”    

                                                             Christina Scalise



Project Organisations

संगठन एक उद्देश्य के साथ लोगों का संगठित समूह है, जैसे कि निजी और सार्वजनिक क्षेत्र के संगठन, देश की सरकार के संचालन कानूनों द्वारा तय किए गए नियमों और विनियमों के तहत व्यापार करने के लिए, जिसमें व्यवसाय किया जाना है।

 नीचे दिए गए समानार्थक शब्द आगे स्पष्टीकरण प्रदान करते हैं।

(कंपनी, फर्म, संचालन, निगम, समूह, संघ सिंडिकेट, निकाय, एजेंसी, संघ, संघ, वगैरह।) (company, firm, operation, corporation, group, consortium syndicate, body, agency, federation, association, etcetera.)

संगठन एक उद्देश्य के लिए काम करता है, और जब उद्देश्य में संशोधन की आवश्यकता होती है, जिसे संगठन के मौजूदा परिचालन चरण में नहीं लिया जा सकता है, तो तकनीकीता और आवश्यकता की जटिलता के आधार पर संगठन एक निश्चित समय के लिए एक विशेष इकाई उत्पन्न करता है। परियोजना कार्यबल और विषय वस्तु विशेषज्ञों (subject matter specialists) को संगठन के भीतर से लिया जाता है या आवश्यकता के अनुसार बाहर से काम पर रखा जाता है

 






संगठनात्मक संरचना का निर्माण व्यावसायिक आवश्यकता के इर्द-गिर्द घूमता है (व्यावसायिक आवश्यकताएँ प्रकृति में गतिशील होती हैं क्योंकि वे बदलते आर्थिक, सामाजिक, तकनीकी और कानूनी वातावरण पर निर्भर करती हैं; और इसलिए, संगठन भी गतिशील होते हैं) और कुछ आवश्यक सामान्य / विशेष विचार। संगठन संरचना (OS) अधिकार, संचार, अधिकारों और कर्तव्यों की रेखा की एक विशिष्ट श्रेणीबद्ध व्यवस्था है।














संगठन संरचना (OS) दर्शाता है:

संगठन के कार्यबल को कैसे समूहीकृत (grouped) किया जाता है?

समूहीकृत (grouped) कार्यबल को कैसे विभिन्न स्तरों पर कैसे रखा जाता है?

प्राधिकरण (Authority) को कैसे प्रत्यायोजित किया जाना है?

नियंत्रण की अवधि कैसी है?

 संगठन की कमांड लाइन कैसी है?

ऑर्गेनोइरॉन के विभिन्न स्तरों पर कौन जिम्मेदार है?

 








OS ऊपर से नीचे तक कमांड लाइन की एकता प्रदान करता है। विभिन्न स्तरों पर क्षैतिज अवधि के कार्यबल को भी इसकी जानकारी होनी चाहिए। (The horizontal span work force at different levels must also be aware of it)

 

नीचे दिए गए चार्ट में स्तर (level) और अवधि (span) नीचे दी गई है:

स्तर- सीईओ, व्यावसायिक इकाइयाँ (बीयू), इकाइयाँ, उप इकाइयाँ, कर्मचारी संगठनात्मक संरचनाओं में विभिन्न स्तर हैं।

 (Levels- CEO, Business Units (BU), Units, Sub Units, Staff are the various levels in the organizational structures.)


स्पैन- बीयू1 का यूनिट 1, यूनिट 2, यूनिट 3 और यूनिट 1 पर नियंत्रण की अवधि है, इसका सब यूनिट 1, सब यूनिट 2, और सब यूनिट 3 पर नियंत्रण है। 

(Span- BU1 has its span of control on Unit 1, Unit 2, Unit 3 and Unit 1 has its span of control on Sub Unit 1, Sub Unit 2, and Sub Unit 3.)

 

उत्तरदायित्व की दृष्टि से अवधि निचले स्तर पर कम और ऊपरी स्तर पर बढ़ जाती है।

(The span is less at lower level and increases at upper level, from responsibility point of view.)


एक संगठन में कार्यात्मक इकाइयों की कार्य विराम संरचना

 

Work break down structure of functional units in an Organisatio

 

CEO

 

 

BU 1

 

BU 2

 

Bu 3

CEO has 3 business units

 

 

 

UNIT1

 

UNIT2

 

UNIT3

 

Each business unit further sub divided into units

 

 

 

SU1

 

SU 2

 

SU 3

 

Each unit is further divided in sub units as per requirement

 

 

 

 

 

STAFF 1

 

STAFF 2

 

STAFF 3

Sub units are divided in staff

 

 

 

STAFF

 

STAFF

 

STAFF

 

Staff is further subdivided as per requirement

Organization starts from Business head such as CEO or President who is over all in charge of organizational business operations.

CEO cannot work alone as such the business is supported by different business units.

The business units ate further supported by subunits and are headed by sub unit heads

Each sub unit is further supported by staff functions

The senior level staff is further provided support by other staff and the process goes on till the workable sub division of work.

This type of work break down structure is valid for all types of organisation

Typical work break down structure      

Indicative  only                                        TechPosts
















 

 


अवधि और स्तर का एक और उदाहरण:

Level and Span Control in Organization

 

CEO

                                      L I

 

 

 

 

GM1

 

GM2

 

L 2

 

 

 

 

Manager

Manager

Manager

Manager

Manager

Manager

L 3

 

 

 

 


                     SPAN

 

 

 

STAFF

STAFF

STASSFF

L 4

SPAN

 

 

स्थानीय लघु व्यवसाय, क्षेत्रीय, राष्ट्रीय या अंतर्राष्ट्रीय व्यवसाय के संबंध में संगठनों का आकार भिन्न होता है लेकिन संगठन संरचना को प्रभावी ढंग से डिजाइन करने के लिए निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार किया जाना चाहिए। 

 

कई विभाग संगठनात्मक लक्ष्य की प्राप्ति में शामिल हैं। इन विभागों के शीर्ष स्तर से प्रयास और मार्गदर्शन प्राप्त करने के लिए इन विभागों के बीच उचिसमन्वय की आवश्यकता है।

 संरचना संगठन के लक्ष्यों/उद्देश्यों के अनुरूप होनी चाहिए।

 बनाई गई प्रत्येक पोस्ट लक्ष्योन्मुखी होनी चाहिए।

 विशेषज्ञ व्यक्तियों को नियुक्त किया जाना चाहिए ताकि प्रक्रिया के बहिर्वाह (Process Flow) को सुव्यवस्थित किया जा सके

 जिम्मेदारी की भूमिकाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए।

 ये सामान्य हैं लेकिन विचार करने के लिए महत्वपूर्ण बिंदु हैं। जटिल परियोजनाओं पर विशेष ध्यान दिया जा सकता है।

यदि संगठन के प्रमुख को विभिन्न अन्य इकाई प्रमुखों द्वारा समर्थित किया जाना है, और प्रत्येक 

इकाई शीर्ष को उप इकाइयों के शीर्ष द्वारा समर्थित किया जाता है, तो ऐसे सभी स्तरों पर 

जिम्मेदारी को परिभाषित किया जाना चाहिए। 

The roles of responsibility must be clearly defined. If organization head is to be supported by various other unit heads, and each unit head is further supported by sub units head and so on, then the responsibility must be defined at all such levels.

 

Responsibility is responding ability of actions against the assigned tasks. It is the response to

Your action to the assigned task

Your actions to assigned authority and controls

Your actions to people’s skill you use in task management.

And so, on

The respond for both good or bad outcome is desirable.

If you are responsible, it means your actions, your controls, your decisions, your commitments, your behaviour in assigned task are reflected. You cannot delegate them.)

 

आदेश की एकता का पालन किया जाना है। सभी को सलाह लेनी चाहिए और बॉस को रिपोर्ट करनी चाहिए। एक अधीनस्थ को दो मालिकों के अधीन काम नहीं करना चाहिए

 

इकाइयों और उप इकाइयों और आगे के सब डिवीजन, पर्याप्त सहायक स्टाफ की आवश्यकता के साथ, बहुत सही ढंग से प्रदान किया जाना चाहिए।

ओवरस्टाफिंग या कम स्टाफिंग प्रावधान संगठन की दक्षता को नुकसान पहुंचा सकते हैं। इसी तरह, कार्य असाइनमेंट की मात्रा संगठनात्मक दक्षता को कम कर सकती है यदि इसे ठीक से नहीं सौंपा गया है और इससे परस्पर विरोधी स्थितियां पैदा हो सकती हैं।

 

आदेश की एकता का पालन किया जाना है। सभी को सलाह लेनी चाहिए और बॉस को रिपोर्ट करनी चाहिए। एक अधीनस्थ को दो मालिकों के अधीन काम नहीं करना चाहिए

 

 

 

 

 

कमांड की एकता Unity of Command - यह सिद्धांत कि किसी संगठन में कोई भी अधीनस्थ एक से अधिक बॉस को रिपोर्ट नहीं करना चाहिए। (बॉस- यह शब्द किसी कंपनी में किसी भी उच्च-स्तरीय कर्मचारी को संदर्भित करने के लिए प्रयोग किया जाता है, जिसमें पर्यवेक्षक, प्रबंधक, निदेशक या सीईओ शामिल हैं)

 

संगठनात्मक संरचना को सभी कार्यबल द्वारा वांछित सीमा तक समझने योग्य होना चाहिए।

आवश्यक स्तरों पर आवश्यक निगरानी और नियंत्रण उपाय प्रदान करके लागत, गुणवत्ता और समय से अधिक भिन्नताओं (variations) से बचा जाना चाहिए, और अच्छी तरह से संतुलित संगठनात्मक संचार प्रणाली की मदद से समय पर प्रतिक्रिया व्यवस्था होनी चाहिए।

लक्ष्य प्राप्त करने के लिए आवश्यक संगठन की दक्षता और प्रभावशीलता संगठनात्मक संरचना डिजाइन में प्रतिबिंबित होनी चाहिए।

शीर्ष प्रबंधन को प्रत्येक स्तर पर अधिकार सौंपना चाहिए और अन्य स्तरों पर अनावश्यक प्रत्यक्ष भागीदारी से बचना चाहिए।

कभी-कभी परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारी संभालने के लिए संगठन के वरिष्ठ व्यक्ति या विशेषज्ञ को नियुक्त किया जाता है। ऐसा व्यक्ति तब तक फलदायी नहीं हो सकता जब तक कि वह अपनी इच्छा शक्ति और आईक्यू और इमोशनल इंटेलिजेंस दोनों का उपयोग करके दिए गए अवसर को भुना नहीं लेता। लेकिन ऐसा करना वांछनीय नहीं है।

 एक पेशेवर को सभी विषयों के व्यापक कार्य क्षेत्र के ज्ञान के साथ नियुक्त किया जाना चाहिए, शायद थोड़ा गहराई में हो। परियोजना प्रबंधक, यदि उसके ज्ञान, उपकरणों और तकनीकों, कौशल और उनके आवेदन, और संगठन की संतुष्टि के कारण चुना जाता है, तो अंततः परियोजना की सफलता या विफलता के लिए जिम्मेदार हो सकता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर को अपने काम के प्रबंधन के लिए कला (भावनात्मक बुद्धिमत्ता का उपयोग) और प्रबंधन विज्ञान (कार्य-उन्मुख IQ का उपयोग) दोनों का उपयोग करना चाहिए।


परियोजना प्रबंधन को समझने की दिशा में बढ़ते समय किसी को वास्तविक दुनिया का विचार होना चाहिए कि परियोजना क्या है। साथ ही परियोजनाओं पर काम करने का अनुभव परियोजना प्रबंधन की समझ प्रक्रिया को बढ़ाएगा।

 

लेकिन परियोजना प्रबंधन क्यों? इसकी आवश्यकता क्यों है?

 यदि आपके पास वास्तविक जीवन में परियोजनाओं का अनुभव है, तो आपको परियोजना संचालन चरण के दौरान या बाद में निम्नलिखित कमियों का सामना करना पड़ सकता है:

 खराब काम की गुणवत्ता और अधिक पुनर्विक्रय

संसाधन प्रबंधन पर बहुत अधिक अनुसरण।

ओवरटाइम और कॉस्ट ओवररन

अवास्तविक योजनाएं

 वित्तीय अनियमितता और गलत योजना

खराब सूचना प्रणाली

स्वास्थ्य सुरक्षा सुरक्षा और पर्यावरण के मुद्दे

हितधारकों का असंतोष

खराब जोखिम और खरीद और लागत

 

उपरोक्त समस्याओं से बचा जा सकता है यदि

 

प्रोजेक्ट चार्टर है।

भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित किया गया है

 हितधारकों की सहमति से योजना बनाई जाती है

परियोजना योजना और निष्पादन में ऐतिहासिक जानकारी और सीखे गए सबक को ध्यान में रखा जाता है

मार्गदर्शन करने के लिए पीएमओ मौजूद है

EEF और OPA को प्रोजेक्ट प्लानिंग में शामिल किया जा रहा है

उचित कार्य विश्लेषण संरचना और आकलन प्रक्रिया

 हितधारकों का प्रबंधन किया जाता है

अच्छा संचार और पीएमआईएस प्रणाली


व्यावसायिक परियोजना प्रबंधन निम्नलिखित आचार संहिता और व्यावसायिक आचरण के अनुरूप है।

परियोजना प्रबंधन में कुछ बिंदुओं को शामिल किया गया है जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है और अन्य परियोजना संचालन को सुव्यवस्थित करने के लिए शामिल हैं।

यह भी ध्यान दिया जाता है कि परियोजना पर तैनात परियोजना प्रबंधक या अन्य धाराओं के विशेषज्ञ होते हैं।

परियोजना प्रबंधक के लिए किसी विशेषज्ञ की आवश्यकता नहीं है, बल्कि एक सामान्यज्ञ के पास व्यापक क्षेत्र का अनुभव है, लेकिन बहुत गहराई में नहीं है। एक उपयुक्त व्यक्ति है।

पिछली परियोजनाओं पर सीखे गए पाठों को अच्छी तरह से समझा और उपयोग किया जाना चाहिए

 


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